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    从数据到智慧,档案管理实现智能革新

    责任编辑:cres 作者:孙长青 |来源:企业网D1Net  2021-12-20 10:00:00 原创文章 企业网D1Net

    引言:2021年2月22日,国家税务总局、国家档案局、财政部、商务部等四部委联合发布了《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》,进一步推进专票电子化试点工作,助力国家数字经济发展。
     
    在国家大力推进电子档案管理的背景下,远光软件股份有限公司针对企业普遍存在的海量电子档案“收集难、查阅难、保管难”等问题,依托新兴技术研究,以实际业务应用及档案管理需求为导向,重塑档案管理模式,推出了全新的智慧型档案全生命周期管理解决方案。
     
    早在2002年,远光软件就开始了档案管理电子化的研究与探索,推出了自主研发的电子会计档案系统V1.0,并获选为“国家重点产品”和“广东省高新技术产品”。随着新技术的深入应用,远光软件推出全新的电子档案管理系统,并将系统与用于资料分类归档的智能归档柜、智能密集架等智能管理硬件进行软硬结合,实现了档案的归档自动化、保管电子化和利用网络化,打通了企业信息化建设的最后一公里,大幅提升了企业数据资产的利用率,让海量电子档案发挥更大价值。

     
    数据一体化管理,推动业务处理全流程无纸化
     
    远光智慧档案从源头入手,将档案管理活动向前延伸至档案的形成阶段,通过外部直连、内部贯通以及离线补采的方式,全场景自动获取电子档案,形成结构化数据与非结构化数据,并相互关联,同时进行档案数据源头信息查验,确保数据源头的准确性以及电子档案的合规性。此外,通过在归档过程中建立档案数据间的有机联系,构建多源异构数据的自动汇聚归档,实现线上数据的一体化管理,推进前端业务的全流程电子化、线上化,加速推进无纸化办公。

     
    软硬一体化应用,实现档案管理全自动化
     
    远光智慧档案引入了智能制造、物联网、人工智能等先进技术,结合票据交收设备、装盒设备、AGV机器人、智能密集架、智能档案盒等智能硬件的应用,实现实物档案从交收、分拣、装盒、归档、存取等全过程的无人自动化管理,并与线上电子档案对接匹配,强化一体化管理。
     
    依托软硬一体化整合应用技术,远光软件进一步研发了无人智慧档案馆,利用非接触式的RFID读写设备,以移动机器人为载体实现档案的存取、查找、盘点工作过程的全自动化管理,大大降低了档案管理成本。

     
    AI+区块链技术赋能,助力档案管理智慧升级
     
    针对当前档案安全管控存在的问题,远光软件积极应对当前电子档案管理面临的挑战,通过统一身份认证配合区块链、数字签名、数字水印、PDF固化等技术手段,全方位提升电子档案安全,并运用大数据、知识图谱等技术,实现档案数据自动聚类,满足不同业务场景的数字档案智能化精准管理需求。
     
    首先,应用区块链真实可信、防篡改、可追溯等技术特性,构建区块链电子档案管理应用。区块链作为一个标准服务,为各类电子文件进行存证保护,并向各相关业务系统提供API接口,供业务系统调用。仅在区块链上保存电子档案文件的特征信息及检索必要的档案属性元数据,对档案进行验证时,仅需对现有文件计算哈希值并与区块链中对应值进行对比,如有差异则表示保存文件被篡改。通过对档案系统不同阶段数据上链保护电子档案的真实性,并可在电子档案借阅后进行真实性验证。
     
    保持电子档案系统独立性的前提下,提升电子档案系统实时灾备能力,提高系统的生命力。
     
    建立高效快捷的电子档案查验渠道,辨别电子档案的真伪。
     
    实现档案精细化授权访问调阅。

     
    其次,基于OCR+NLP等技术构建一站式档案利用服务平台,将归档电子文件和流转信息进行整合,形成价值信息知识图谱,对业务数据形成轨迹相关联的信息进行梳理,深入分析挖掘,抽取形成问题及其处理行为的类型,追溯形成问题与行为线索,实现对经营管理过程的业务处理方式和管理行为模式线索的实时追索稽核,为稽核和风险控制工作的融合提供支撑。通过知识图谱增强档案数据挖掘,促进档案向知识服务的转变,实现档案管理从“数据”到“智慧”的全面升级。

     
    档案管理的智慧化,是基于企业数字化转型、实现高质量发展的长远考量。远光智慧档案在推进档案电子化、无纸化的落地,加速企业内部流程整合和业务变革方面成效显著,节约了人力、物力、财力等资源消耗,有效提升了企业管理效率与质量。
     
    目前,远光软件已成功打造了30多个不同规模的智慧档案馆,档案管理相关的软硬件产品已在北京、浙江、广东、内蒙古等全国多个省份的3000多家单位成功应用。近期,随着增值税电子发票电子化报销、入账、归档多个试点项目落地验收,远光软件在档案电子化管理方面标准化、专业化建设能力日益强化。下一步将不断创新、深化、拓展试点建设成效,努力为档案管理的智慧化提供可复制、可推广的“标杆经验”,加快推进无纸化办公,助力国家“双碳”目标的落地。

    关键字:档案管理 人工智能

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